FES | ||||||
|
|
TEILDOKUMENT:
8. Anhang 8.1 Vertragsmuster: Förderung eines freien Trägers Vereinbarung
der Stadt [...], vertreten durch, [...], im folgenden Stadt" genannt, und dem [Verein bzw. sonst. Zuwendungsempfänger] im folgenden als Verein" genannt, über die Förderung [Fördergegenstand einfügen und ggf. Festlegung des Förderziels]. § 1 (1) Im Wege der [institutionellen Förderung] gewährt die Stadt dem Verein jährlich eine Zuwendung [oder: Beihilfe] in Höhe von z. Zt. [...] DM. [als Fehlbetrags-/Festbetragsförderung. Oder: Prozentanteil der Mitfinanzierung nennen] [Festlegung der zuwendungsfähigen Aufgaben bzw. Ausgaben, z. B. Die Zuwendung ist ausschließlich zur teilweisen Finanzierung der jährlich entstehenden Personalausgaben sowie für die Verwaltungskosten des [...] zu verwenden."] (2) [genauere Beschreibung der Fördergegenstände, z. B. Zu den Personalausgaben gehören: Grundvergütungen, Zulagen, Arbeitgeber-Beiträge zur Sozialversicherung, zur Zusatzversicherung, Beiträge zur Verwaltungsberufsgenossenschaft und darüber hinaus alle sich aus gültigen Tarifverträgen ergebenden Leistungen"]. (3) [Bestimmungen zur Anpassung der Förderung, z. B.:]
§ 2 Die Zuwendung wird zu Beginn des Zuwendungszeitraumes [gemäß der jeweils geltenden Haushaltssatzung] mit den erforderlichen Auflagen bzw. Bedingungen unter Festsetzung [monatlicher] Auszahlungsraten bewilligt. § 3 Der Verein verpflichtet sich, der Stadt jeweils bis zum [31. 3.] des Folgejahres einen Verwendungsnachweis unter Beifügung der Originalbelege vorzulegen. Auf eine eingehende Prüfung der sachgerechten und wirtschaftlichen Verwendung der Mittel kann die Stadt verzichten, sofern die Rechnungslegung zuvor von einem Wirtschaftsprüfungsbüro unter Berücksichtigung der zuwendungsrechtlichen Bestimmungen geprüft und dieser Sachverhalt uneingeschränkt bestätigt wurde. § 4 (1) Diese Vereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen [oder Befristung festlegen]. Sie kann mit [zweijähriger] Frist zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden, erstmals aber zum 31. 12. [...]. (2) Innerhalb eines Jahres nach Vertragsbeginn haben beide Parteien das Recht, die Grundlagen für die Bemessung des städtischen Zuschusses zu überprüfen und hierüber bis längstens zum Ende des Jahres neu zu verhandeln. Im Falle der Nichteinigung gilt die Vereinbarung in ihrer bisherigen Fassung fort. Im übrigen steht beiden Parteien das Verhandlungsrecht nach Satz 1 mit der in Satz 2 geregelten Folge nach jeweils [dreijähriger] Laufzeit zu. (3) Der Verein verpflichtet sich, für geplante Strukturveränderungen (insbesondere Änderungen des Stellenplans), die unmittelbar Einfluß auf die Höhe der städtischen Zuwendung haben, vorab die schriftliche Genehmigung der Stadt einzuholen. (4) Wird eine Strukturveränderung ohne Zustimmung der Stadt vorgenommen, so endet diese Vereinbarung ohne Kündigung zum Ende des jeweils laufenden Kalenderjahres. (5) Der Verein ist verpflichtet, die Stadt unverzüglich über Änderungen seiner Satzungszwecke, den Verlust der Gemeinnützigkeit sowie über eine etwaige Zahlungsunfähigkeit zu informieren. In diesen Fällen hat die Stadt das Recht, diesen Vertrag außerordentlich und ohne Frist zu kündigen. § 6 Diese Vereinbarung tritt zum [...] vorbehaltlich der Zustimmung des [Rates o. a. Gremium] in Kraft.
Anmerkungen: Zu § 1 Absatz 1: Wir halten bei den institutionellen Zuschüssen" die Festbetragsfinanzierung" für die beste Lösung. Hier kurz zur Definition der Zuschußformen:
Nicht immer ist es sinnvoll, die zuwendungsfähigen Aufgaben und Tätigkeiten des Trägers haargenau zu beschreiben, da sich hieraus beiderseits ungewollte Definitionsprobleme ergeben könnten. Wie sollten z. B. soziokulturelle Angebote" präzisiert werden? Zu § 1 Abs. 2: In den neuen Ländern weigern sich einige Zuwendungsbehörden, die Pflichtversicherung bei der Verwaltungsberufsgenossenschaft als zuwendungsfähig anzuerkennen. Hierzu steht ggf. in Kürze eine gerichtliche Klärung an. Zu § 1 Abs. 3: Zur Regelung automatischer Anpassungen (Dynamisierung) der Förderung auf vertraglicher Basis sind viele Kommunen nicht bereit. Wenn hier nicht wenigstens eine Nachverhandlungsklausel in den Vertrag aufgenommen wird, können freie Träger durch die nicht kompensierbaren tariflichen Aufwüchse schnell in Schwierigkeiten kommen.
8.2 Muster für einen Überlassungs- und Betreibervertrag
Zwischen der Stadt [...], vertreten durch [...], nachstehend Stadt genannt
und
[...e.V.], nachstehend Verein genannt,
wird folgender Vertrag geschlossen:
§ 1
Die Stadt überläßt dem Verein ab [...] unentgeltlich das ihr gehörende Grundstück [...] mit dem darauf befindlichen Gebäude [...] [außer...] zur Nutzung im Rahmen des Vereinszwecks.
§ 2
(1) Die dem Verein zur Verfügung gestellten Räume/Gebäude dürfen nur für die nach den jeweiligen ordnungsbehördlichen Bestimmungen zulässigen Zwecke genutzt werden. Der Verein verpflichtet sich, die behördlichen Vorschriften einzuhalten bzw. auf eigene Kosten zu erfüllen.
(2) Der Verein trägt dafür Sorge, daß die Stadt von allen Ansprüchen Dritter freigestellt wird, die im Zusammenhang mit der Nutzung des Grundstückes bzw. Gebäudes (siehe § 1 Absatz 1) durch Fremdveranstaltungen geltend gemacht werden könnten.
(3) Der Verein verpflichtet sich, die Gebäude, Räume und Außenanlagen pfleglich und im ordnungsgemäßen Zustand zu erhalten. Renovierungsarbeiten und bauliche Veränderungen dürfen vom Verein nur mit vorheriger Zustimmung der Stadt vorgenommen werden.
(4) Die Stadt darf Ausbesserungen und bauliche Veränderungen, die zur Erhaltung des Hauses oder der Räume oder zur Abwendung drohender Gefahren oder zur Beseitigung von Schäden notwendig werden, auch ohne Zustimmung des Vereins, jedoch mit angemessener Rücksichtnahme auf seine Interessen vornehmen.
§ 3
(1) Die Stadt übernimmt die Durchführung und trägt die Kosten der baulichen und technischen Unterhaltung der Anlagen mit Ausnahme der nicht fest eingebauten, dem Vereinszweck dienenden Anlagen.
(2) Alle übrigen Kosten, insbesondere die für die Be- und Entwässerung, für Strom, für Heizung und für die Müllabfuhr, trägt der Verein. Soweit die Stadt gegenüber den Gläubigern zahlungspflichtig ist, erfolgt die Zahlung des Vereins für die Stadt.
(3) Der Verein ist für die Reinigung, Schnee- und Glatteisbeseitigung auf dem Grundstück verantwortlich.
(4) Der Verein trägt für <technische Geräte, z. B. Durchlauferhitzer zur Warmwasserversorgung> unmittelbar sämtliche Betriebs-, Wartungs- und Reinigungskosten. Die Reinigung/Wartung hat, soweit technisch erforderlich, mindestens einmal jährlich zu erfolgen und ist der Stadt auf Verlangen nachzuweisen.
(5) Der Verein rechnet jährlich einmal die Heizkosten [ggf. auch Regelung für sonstige Nebenkosten] mit den anderen dauerhaften Nutzern des Gebäudes ab.
(6) [ggf. Festlegung der Beheizungs-Modalitäten, z. B. Fernwärme oder eigene Anlage.]
§ 4
(1) Die Rechte aus diesem Nutzungsvertrag sind nicht übertragbar.
(2) Der Verein entscheidet über die zeitweilige Überlassung von Räumen an Dritte für Veranstaltungen im Sinne des Satzungszwecks.
[(3) Für andere als die in Absatz 2 genannten Veranstaltungen bedarf der Verein der rechtzeitig vorher einzuholenden Zustimmung der Stadt.]
(4) Soweit es sich nicht um Veranstaltungen im Sinne des Absatzes 2 handelt, soll der Verein für die Gebrauchsüberlassung und etwa damit verbundene Dienstleistungen von den Veranstaltern ein angemessenes Entgelt erheben. Dabei soll sich das Entgelt vor allem auch nach dem Maß der Inanspruchnahme von Räumen und Leistungen richten.
§ 5
[ggf. Bestimmungen über die im überlassenen Gebäude befindlichen (Dienst)Wohnungen]
§ 6
Die für die im Gebäude [...] befindlichen gewerblichen Einrichtungen vorgesehenen Räumlichkeiten werden im Einvernehmen mit der Stadt vom Verein vermietet bzw. verpachtet. Die Einnahmen aus Miete bzw. Pacht fließen dem Verein zu, der sie seinem Zweck entsprechend zu verwenden hat.
§ 7
(1) Beauftragte der Stadt können jederzeit die Räume zur Prüfung ihres Zustandes betreten, wobei auf den Betrieb der Einrichtung Rücksicht zu nehmen ist.
(2) Steht die Beendigung des Vertragsverhältnisses fest, so ist von diesem Zeitpunkt an Beauftragten der Stadt zusammen mit Interessenten für eine künftige Nutzung der Zugang zu den Räumen während der Bürostunden des Vereins zu ermöglichen.
(3) Der Verein hat, notfalls durch Hinterlegung von Schlüsseln bei der Stadt, dafür zu sorgen, daß die Räume im Bedarfsfall jederzeit von Beauftragten der Stadt betreten werden können.
§ 8
Durch die Tätigkeit des Vereins dürfen die Belange der Anlieger nicht über ein zumutbares Maß hinaus beeinträchtigt werden. Der Verein hat die Stadt von diesbezüglichen Ansprüchen der Anlieger freizustellen. Auf den Freiflächen dürfen Gegenstände nur abgestellt oder gelagert werden, soweit dies nach den einschlägigen Ordnungsvorschriften zulässig ist.
§ 9
Soweit diese Vereinbarung keine Regelung enthält, gelten für das Nutzungsverhältnis die Vorschriften des Bürgerlichen Rechts über Miete und Pacht entsprechend.
§ 10
Soweit sich aus diesem Vertrag und den gesetzlichen Vorschriften Verpflichtungen der Stadt ergeben, deren Erfüllung die Kenntnis tatsächlicher Gegebenheiten im Bereich der dem Verein überlassenen Räumlichkeiten und Grundstücksflächen voraussetzt (insbesondere Wartungspflichten, Versicherungspflichten), ist der Verein verpflichtet, sich durch ordnungsgemäße Kontrollen zu informieren und die Stadt rechtzeitig zu benachrichtigen.
§ 11
(1) Unbeschadet der Möglichkeiten einer Kündigung des Vertragsverhältnisses aus wichtigem Grund ist jede der Vertragsparteien berechtigt, diesen Vertrag mit einer Frist von einem Jahr jeweils zum Jahresende [bzw. andere Befristung] zu kündigen.
(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung sowie Kündigungserklärungen bedürfen der Schriftform.
(3) Gerichtsstand für beide Parteien ist < .......>.
Anmerkungen: Zu § 1: Die unentgeltliche Überlassung für die Dauer des Vertrages ist die für alle Beteiligten einfachste Regelung. Dennoch bestehen viele Kommunen darauf, eine Miete zu erheben und diese ganz oder anteilig über die Zuwendung wieder zu erstatten". Welche Schwierigkeiten daraus entstehen können, schildern wir im Kapitel 3.1. Zu § 2 Abs. 3: Je nach baulichem Zustand des Gebäudes und zu erwartenden Schäden bzw. Arbeiten sollte hier eine ausführlichere Regelung getroffen werden, die den Verein vor ungewissem Investitionsbedarf schützt. Zu § 3: Ist die Stadt nicht bereit, Risiken (insbes. Abs. 1) bei der Gebäudeunterhaltung zu übernehmen, läßt sich ein Trägerverein (auch aufgrund meist fehlender Fachkompetenz) oft auf ein gefährliches Spiel ein. Dies gilt in manchen Fällen auch für die in Absatz 3 geregelte Verkehrssicherungspflicht oder für Auflagen zur Gebäudereinigung. Hier muß der Trägerverein prüfen, was er sich langfristig zumuten kann. Bei städtischen Gebäuden und Grundstücken sowie bei gemischten Trägerschaften von Stadt und Verein, die es in einigen Kommunen gibt, sollten diese Verantwortlichkeiten bei der Stadt bleiben und nicht auf das Arbeitszeitkonto hauptamtlicher VereinsmitarbeiterInnen geschlagen werden. Für freiwillige Kräfte wäre dies ohnehin eine Zumutung. Zu § 6: Die hier vorgeschlagene Regelung ist zu bevorzugen, da die Einkünfte des Vereins aus regelmäßiger bzw. dauerhafter Vermietung und Verpachtung als steuerfreie Einnahmen gelten. Außerdem vermindert sich durch solche Einkünfte der Zuschußbedarf. Zu § 8: Aus der Praxis kennen wir erhebliche Konflikte, die sich aus dem hier beschriebenen Sachverhalt ergeben. Die Vertragspartner sollten im Vorfeld (bei Erarbeitung einer Betriebskonzeption) gründlich analysieren, ob und wodurch Beeinträchtigungen des Umfeldes bestehen könnten. Sind keine hinreichenden Schutzvorkehrungen zu treffen, hat dies Folgen für die Angebotsstruktur, für Öffnungszeiten und damit auch für die Höhe der Eigeneinnahmen.
8.3 Muster für einen Wirtschaftsplan freier Träger
Dieses Muster ist zugleich in groberer Untergliederung für einen Kosten- und Finanzierungsplan verwendbar. Leider lassen viele Zuwendungsbehörden in den neuen Ländern eine eigene Wirtschaftsplansystematik der freien Träger noch immer nicht zu und verlangen bei Antragstellung und Verwendungsnachweis eine Übernahme der eigenen kameralistischen Haushaltssystematik. Durch diese strenge Handhabung des Zuwendungsrechts wird die von freien Trägern erwartete Flexibilität erheblich behindert. Für Ausgaben und Einnahmen müssen in jedem Fall gesonderte Anfangsziffern gewählt werden. Reichen dreistellige Zahlen nicht aus, kann auch wie in unserem Beispiel mit vier Stellen gearbeitet werden. Wo erwünscht kann auch bei Einnahmen und Ausgaben eine Kontenspiegelung vorgenommen werden.
A) Ausgaben (Aufwendungen)
11 Personalausgaben
1101 Personalkosten hauptamtl. Mitarb.
12 Betriebskosten Gebäude
1201 Werterhaltung
13 Verwaltungsausgaben
1301 Büromaterial
14 Gastronomie
(Steuerpflicht beachten bzw. Zweckbetrieb, z.B. bei Jugendtreffs)
1401 Wareneinkauf Gastronomie
15 KFZ-Haltung, Reise- und Transportkosten
1501 Benzinkosten
16 Fachbereiche (allg. Kosten)
1601 Bereich Kunst
B) Einnahmen
21 Mieten, Pachten, Gebühren (Überlassung/Teilnehmergeb.)
2101 Einkünfte aus Vermögensverwaltung (Miete, Pacht)
22 Personalkostenerstattungen
2201 Erstattung Bundesanstalt für Arbeit
23 Veranstaltungen
2301 Einnahmen aus Saalveranstaltungen
24 Verkauf Gastronomie
2401 (Zweckbetrieb) [netto]
25 Vereinsbeiträge
26 Spenden
27 Zuschüsse/Fördermittel (Projekte, bes. Maßnahmen)
28 Sonstige (vermischte) Einnahmen
29 Entnahmen aus Rücklagen/Übertrag
2901 Allg. Betriebsrücklage
Fehlbedarf/Institutionelle Förderung:
8.4 Muster für eine vereinfachte und computergerechte Aktenverwaltung
Zur Erläuterung: Aktenzeichen deutscher Verwaltungen kommen selten, wie im Aktenplan vorgesehen, mit höchstens fünf Ziffern aus. Häufig sind sie doppelt so lang, weil gesonderte Kennziffern der Organisationseinheit und ggf. auch ein Diktatzeichen integriert werden. In den neuen Ländern werden Aktenpläne oft bis heute nicht ausgeführt oder das Schriftgut wird nach einem eigenen System verwaltet. Freie Träger meinen in der Regel, auf eine systematische Ablage verzichten zu können, da das Personal den Schriftverkehr ohnehin übersehe. Spätestens bei Personalwechsel erweist sich diese Blauäugigkeit als Trugschluß. Da beispielsweise das Aktenplanmuster der KGSt (Kommunale Schriftgutverwaltung, Aktenplan, Aufbewahrungsfristen, Anlagen zum KGSt-Bericht Nr. 16/1990) in seiner Ausgestaltung kein Dogma sein sollte und in der Praxis auch nicht ist, kann das nachfolgende Beispiel sowohl Kommunen als auch freien Trägern eine Anregung sein. Bei den Kommunen sollte allerdings die Organisationseinheit aus den beiden ersten Ziffern ablesbar sein. Freie Träger sollten ebenfalls Aufbewahrungsfristen und Vorgaben für eine Archivierung festlegen. Für Haushalts- und Personalunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (zu Prüfzwecken durch Finanzamt, Rechnungshof, Sozialversicherungsträger und Arbeitsverwaltung). Aktenzeichen-Beispiel: V101.002". Buchstabe und erste Ziffernfolge bezeichnen die Akte, die zweite Ziffernfolge (im Computer auch ohne Punkt) die jeweilige Nummer des Einzelvorgangs/Schreibens bzw. der Datei. Bei Jahresakten wie z. B. V310/311 (Rechnungsprüfung, Bilanzen) oder V330 (Belege) können die drei ersten Ziffern auch mit Jahrgangsangaben verbunden werden: V330.94. Auch wenn zwischenzeitlich fast alle Computerprogramme beinahe ganze Merksätze zur Kennzeichnung von Dateien zulassen, ist für ein kombinertes Ordnungssystem, für den Schriftwechsel (Aktenzeichen) und für die Auffindbarkeit von Vorgängen ein komprimiertes Verzeichnungsystem von Vorteil.
V = hier: Vereinsangelegenheiten/Verwaltung
P = hier: Programmgestaltung
V Vereinsangelegenheiten/Verwaltung
V 100 Grundsätzliches
V 200 Mitgliederverwaltung (Grundsatz)
V 300 Rechnungswesen/Haushalt (Grundsatz)
V 400 Personalverwaltung (Grundsätzliches)
V 500 Allgemeiner Schriftwechsel
V 900 Vereinsarchiv
P Programmgestaltung
P 100 Grundsätzliches
P 200 Allgemeine Veranstaltungen
P 300 Kinderveranstaltungen
P 400 Besondere Veranstaltungen
© Friedrich Ebert Stiftung | technical support | net edition fes-library | April 1999 |